Zásady ochrany osobních údajů

Vážení zákazníci a obchodní partneři,
dokument, který právě čtete obsahuje základní informace ohledně toho, jak Ryor a.s. zpracovává vaše osobní údaje. Vážíme si toho, že s námi své osobní údaje sdílíte a jsme odhodláni je v maximální možné míře chránit. Rovněž se snažíme být ve vztahu k Vám co nejvíce transparentní, zejména ohledně toho, jak vaše osobní údaje zpracováváme.

Vzhledem k nové legislativě Evropské unie, bylo toto informační memorandum připraveno v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/697 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pobytu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).

Správce osobních údajů

Ryor a.s. je ryze česká kosmetická společnost, která se zabývá výrobou, distribucí a prodejem kosmetických výrobků.

IČO:	26746042
Sídlo:	Praha 5, Pod Spiritkou 4, PSČ 150 00
Hlavní provozovna:	Kyšice, Karlovarská 207, PSČ 273 51

Společnost je zapsána v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, odd.B, vložka 8049 ze dne 28.ledna 2003.
Společnost Ryor a.s. zpracovává osobní údaje dle níže uvedených podmínek.

Jaké údaje Ryor a.s. zpracovává

Ryor a.s. zpracovává pouze osobní údaje svých obchodních partnerů/zákazníků (dále jen Poskytovatel údajů), které jsou poskytovány v souvislosti s obchodním stykem / nákupem zboží / nákupem služby. Údaje, které jsou Poskytovatelem údajů v souvislosti s obchodním stykem / nákupem zboží/ nákupem služby poskytovány jsou následující:

• Jméno
• Fakturační adresa
• Doručovací / kontaktní adresa
• Telefonní číslo
• E-mailová adresa
• Platební údaje
• IP adresa

Poskytování osobních údajů společnosti Ryor a.s. vyplývající z obchodního styku je obecně zákonný a smluvní požadavek.

Ohledně poskytování osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Poskytovatele údajů vždy vyžadován souhlas. Pokud Poskytovatel údajů neudělí společnosti Ryor a.s. souhlas ke zpracování osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by společnost Ryor a.s. v důsledku toho odmítl poskytnout svůj výrobek či službu na základě smlouvy.

Pověřenec

Pověřenec pro ochranu osobních údajů společnosti Ryor a.s. je osoba, která v oblasti ochrany osobních údajů a dělá vše pro to, aby zpracování probíhalo tak, jak má, zejména v souladu s příslušnými právními předpisy. Pověřenec je nejpovolanější osoba pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících se osobních údajů.

Pověřencem za společnost Ryor a.s. je Jan BRABEC, kterého lze kontaktovat na e-mail adrese gdpr@ryor.cz nebo na telefonu +420 317 071 500.

Získávání osobních údajů

Osobní údaje získává společnost Ryor a.s. přímo od zákazníka/obchodního partnera, a to zejména ze vzájemné komunikace, zaslaných korespondenčních resp. fakturačních údajů nebo z uzavřených smluv.

Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejné dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů atp.

Dále může společnost Ryor a.s. získat osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání osobních údajů Poskytovatele údajů, a se kterými spolupracuje.

Osobní údaje může společnost Ryor získávat rovněž z informací ze sociálních sítí a internetu, které jsou tam Poskytovatelem údajů umístěny.

Proč jsou osobní údaje zpracovávány

Osobní údaje zákazníků/obchodních partnerů Ryor a.s. jsou zpracovávány z důvodů vyplývajících z obchodních smluv, nákupu zboží resp. služby Ryor a.s. tak, aby subjektem údajů objednané zboží/službu, o které subjekt údajů projevil zájem provedli v požadované kvalitě resp. doručili v požadovaném množství, na požadované místo a v požadovaném čase.

Osobní údaje jsou tedy zpracovávány z důvodů zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi společností Ryor a.s. a zákazníkem/obchodním partnerem. Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem.

Údaje zpracováváme zejména za účelem

• Doručení zboží
• Zajištění platby za zboží
• Zajištění požadované služby
• Zajištění řádné reklamační lhůty
• Zodpovězení případných dotazů ke zboží resp. službě.

Díky udělení souhlasu Poskytovatele údajů o udělení souhlasu se zpracováním údajů tak může Ryor a.s. neustále zlepšovat své služby a obchodní vazby směrem ke svým zákazníkům a obchodním partnerům.

Oprávněné zájmy

Ryor a.s. potřebuje pro svou obchodní činnost zpracovávat osobní údaje zákazníků / obchodních partnerů / zaměstnanců / návštěvníků a jedním z právních titulů shromažďování osobních údajů je oprávněný zájem.

Osobní údaje zpracovává společnost Ryor a.s. rovněž pro ochranu jeho oprávněných zájmů. Oprávněné zájmy společnosti Ryor a.s. jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků, řádné plnění veškerých zákonných povinností, ochrana podnikání a majetku společnosti Ryor a.s. a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.

Plnění obchodní smlouvy nebo jednání o jejím uzavření

Ryor a.s. zpracovává osobní údaje svých zákazníků / obchodních partnerů za účelem plnění určitého smluvního závazku (pro poskytnutí služby nebo prodeje zboží) nebo pro jednání o něm. V případě uzavření obchodní smlouvy, ať již v písemné, elektronické či ústní podobě, zpracovává Ryor a.s. nezbytné údaje. Toto zpracování osobních údajů je zpracováním zákonným. Ryor a.s. dodržuje účel smlouvy a zpracovává pouze ty osobní údaje, které pro plnění účelu smlouvy potřebuje. V nejčastějším případě se jedná o obchodní smlouvu, ze které vyplývá zaslání zboží, a pro její splnění potřebuje Ryor a.s. osobní údaje subjektu - jméno, příjmení a adresu.

Ryor a.s. bude průběžně posuzovat nově vyvstalé situace tak, aby zjistil, zda je skutečně zájem zpracování dat oprávněný a za jakým účelem je nezbytné osobní údaje zpracovávat.

Přístup ke svěřeným údajům

Společnost Ryor a.s. prohlašuje, že veškeré poskytnuté údaje jsou řádně spravovány a v bezpečí. Pro data svých zákazníků / obchodních partnerů zajistila společnost Ryor a.s. takové technické a organizační zabezpečení, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům či jejich jinému zneužití. Ochraně uvedených dat věnuje společnost Ryor a.s. velký význam. Všichni příslušní zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí a nesmějí poskytnuté osobní údaje použít k žádným jiným účelům, než ke kterým jim byly zpřístupněny.

Za určitých, avšak přesně definovaných podmínek je společnost Ryor a.s. povinna některé osobní údaje předat v souladu s platnými právními předpisy například Policii, Celní správě, Finančnímu úřadu a dalším dotčeným orgánům státní správy.

Cookies

Soubory cookies se ukládají do jednotlivých počítačů pomocí webových prohlížečů. Společnost Ryor a.s soubory cookies nesbírá. Cookies neslouží k získávání jakýchkoli osobních údajů, a tudíž nepředstavují pro naše zákazníky/obchodní partnery žádné nebezpečí.

Právní základ pro zpracování údajů

Zákonnost zpracování je dána platnou legislativou o ochraně osobních údajů, podle které je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti společnosti Ryor a.s., pro ochranu oprávněných jejích zájmů nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který Poskytovatel údajů udělí.

Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

V zájmu zajištění co největší ochrany soukromí Poskytovatele údajů, má Poskytovatel údajů právo vznést námitku, aby jeho osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány.

Právo na informace o zpracování osobních údajů

Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracován, o kategoriích dotčených osobní údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.

Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

Práva Poskytovatele údajů

Ve věci zpracování osobních údajů mají Poskytovatelé údajů Ryor a.s. ze zákona následující práva:

• Právo svůj souhlas kdykoli odvolat
• Právo osobní údaje opravit či doplnit
• Právo požadovat omezení zpracování
• V určitých případech právo vznést námitku proti zpracování
• Právo požadovat přenesení údajů
• Právo přístup k osobním údajům

V případě vzniku mimořádné události týkající se úniku osobních údajů, má Poskytovatel údajů právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů

Další práva stanovená v zákoně o ochraně osobních údajů a v obecném nařízení o ochraně osobních údajůč.2016/679 po nabytí jeho účinnosti.

Právo na opravu

Pokud došlo na straně Poskytovatele údajů například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz

V určitých stanovených případech má Poskytovatel údajů právo požadovat, aby společnost Ryor a.s. jeho osobní údaje vymazala. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné.

Společnost Ryor a.s. maže osobní údaje po uplynutí doby nezbytnosti jejich zpracovávání automaticky. Poskytovatel údajů se však na společnost Ryor a.s. se svou žádostí kdykoliv obrátit. Takováto žádost pak podléhá individuálnímu posouzení příslušnými osobami/orgány a o jejích vyřízení bude Poskytovatel osobních údajů společností Ryor a.s. detailně informován.

Právo na omezení zpracování

Společnost Ryor a.s. zpracovává osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud by však měl Poskytovatel údajů pocit, že společnost Ryor a.s. např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, může být kdykoli podána žádost, aby osobní údaje Poskytovatele byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Takováto žádost pak podléhá individuálnímu posouzení příslušnými osobami/orgány a o jejích vyřízení bude Poskytovatel osobních údajů společností Ryor a.s. detailně informován.

Právo na přenositelnost údajů

Pokud si poskytovatel údajů přeje, aby společnost Ryor a.s. poskytla jeho osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá osobní údaje v odpovídajícím formátu poskytovatelem určenému subjektu. To vše za okolností, pokud společnosti Ryor a.s. nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Pokud Poskytovatel údajů zjistí nebo se jen domnívá, že společnost Ryor a.s. provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, může se Poskytovatel údajů obrátit na společnost Ryor a.s. a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

Právo odvolat souhlas

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to buď zasláním odvolání na adresu Ryor a.s. Karlovarská 207, 273 51 Kyšice, Česká republika, nebo pomocí e-mailové komunikace na adrese gdpr@ryor.cz.

Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávání osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Předávání dat třetí osobě

Ryor a.s. nebude v žádném případě předávat osobní údaje třetím osobám vyjma skutečnosti, kdy bude muset společnost Ryor a.s. nucena v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo podobným orgánům.

Doba uchovávání dat

Zákaznické údaje bude společnost Ryor a.s. uchovávat po celou dobu nakupování zboží a rovněž po dobu využívání služeb společnosti.

Osobní údaje zákazníků/obchodních partnerů budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, zpravidla 5 let počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti.

Zákaznické údaje budou zpracovávány na základě uděleného souhlasu a uchovávány do té doby, nebude-li ze strany zákazníka souhlas se zpracovávání osobních údajů odvolán.

Zde je však nutné upozornit, že po ukončení zákaznického vztahu budou zákaznické údaje uchovávány po nezbytně nutnou dobu, kterou určují příslušné zákony České republiky. Jedná se především o zákon na ochranu spotřebitele a zákony daňové.

Údaje získané od zákazníků k určité službě naší společnosti budou zpracovávány a uchovávány pouze v rozsahu nezbytném k základní identifikaci jako jsou jméno, telefonní číslo, kontaktní adresa případně e-mail adresa.

Zpracovávání údajů bez souhlasu zákazníka

Společnost Ryor a.s. zpracovává osobní údaje svých zákazníků z důvodů oprávněných zájmů. Mezi Ryor a.s. a zákazníkem vznikne nákupem zboží nebo poskytnutím služby faktické uzavření obchodní smlouvy, přičemž smlouvu představuje i využití služby či prodej zboží bez jakéhokoli podpisu. Ryor a.s. je ze zákona povinen uchovávat daňové doklady, elektronickou komunikaci…

Zabezpečení osobních údajů

Veškeré poskytnuté osobní údaje jsou zabezpečeny standardními technologiemi a ochrannými procesy.

Je nutné zmínit resp. upozornit, že žádným systémem není objektivně možné zcela zaručit bezpečnost osobních údajů.

Společnost Ryor a.s. prohlašuje a ubezpečuje však, že nově vytvořené ochranné procesy a systémy jsou a budou pravidelně kontrolovány, zda systém neobsahuje slabá místa, nebyl vystaven útoku a přijatá bezpečnostní opatření budou pravidelně aktualizována.

Je třeba zmínit, že rovněž bez pomoci zákazníků / obchodních partnerů a jejich zodpovědnosti není možné zajistit bezpečnost jejich údajů. Je nutné uchovávat svá jedinečná hesla a přístupové údaje ke službám Ryor a.s. v tajnosti. Je důležité mít na paměti, že e-maily, chaty, blogy, sociální sítě nemusí být šifrovány, a proto nepoužívejte tyto formy komunikace při poskytování důvěrných informací a osobních údajů.

Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Dobrovolně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů může subjekt osobních údajů kdykoli odvolat, a to buď zasláním odvolání na adresu Ryor a.s. Karlovarská 207, 273 51 Kyšice, Česká republika nebo pomocí e-mailové komunikace na adrese gdpr@ryor.cz.

Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracovávání oprávněných osobních údajů, které jsou zpracovávány na jiném právním základu, než je souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy resp. právní povinností uvedených v platných právních předpisech.

Neposkytnutí osobních údajů

V případě, že společnosti Ryor a.s. nebudou osobní údaje poskytnuty a ke zpracování pro zajištění služby / prodeje zboží pro je předání některých osobních údajů oprávněně vyžadováno, může se stát, že svým zákazníkům/obchodním partnerům nebude společnost Ryor a.s. schopna poskytnout zboží/službu v plném rozsahu či kvalitě.

V zájmu zajištění co největší ochrany Vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány.

Toto informační memorandu předkládá základní informace, které jsme jako správce osobních údajů povinni poskytnout.

V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování vašich osobních údajů neváhejte kontaktovat společnost Ryor a.s. na e-mailové adrese gdpr@ryor.cz nebo na telefonu +420317 071 500. Ve všech případech nás lze kontaktovat na naší doručovací adrese Karlovarská 207, 273 51 Kyšice.